• Вконтакте
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • Instagram
пн–пт, 9:00 – 18:00
+7 (495) 937-61-37
119034 Россия, Москва,
Соймоновский проезд, д. 7 стр. 1

Продающая презентация: правила успеха командной презентации

Продающая презентация: правила успеха командной презентации
Когда выступает больше двух человек — это помогает отразить глубину опыта всей компании в целом. Так как компетенция каждого члена команды демонстрирует, что каждый аспект проекта будет осуществляться профессионально.

Хор звучит не лучше, чем выглядит.
Пол Хилл,
дирижер, композитор
Когда вы делаете продающую презентацию в команде, аудитория прислушивается гораздо внимательнее, чем когда выступает только один человек. Аудитория наблюдает за тем, насколько слаженно вы работаете вместе. Когда вы гладко передаете слово друг другу, когда вы показываете, что вы работаете на одну цель и уважаете друг друга, и когда каждый из вас имеет четко определенную роль, аудитория делает обобщение, что и работаете вы так же. Командная презентация дает определенные преимущества.
Когда выступает больше двух человек — это помогает отразить глубину опыта всей компании в целом. Так как компетенция каждого члена команды демонстрирует, что каждый аспект проекта будет осуществляться профессионально.

Взаимодействие между членами команды создает динамику. Это удерживает внимание аудитории, когда слово переходит от одного члена группы к другому. Интерактивное взаимодействие неизбежно раскрывает различные точки зрения, в том числе то, что думает клиент.

Для начинающих сотрудников это возможность наблюдать и учиться у более опытных коллег.
Снижается уровень нервозности всех участников. Есть четкое разделение обязанностей, у каждого — определенная роль.

Лебедь, Рак и Щука

По собственному опыту знаю, как много может пойти не так в презентации, которую готовит один человек. Каждый дополнительный презентатор увеличивает вероятность того, что худшие опасения станут реальностью. Вот наиболее частые проблемы с командными презентациями в корпоративных продажах.

1) Продающее подразделение думает, что нужно (когда на самом деле не нужно) продемонстрировать командную работу. Во время «командной» презентации первое лицо доносит бо’льшую часть презентации. Директор приводит с собой толпу подчиненных, и, пока он говорит, свита безмолвствует. У клиента зачастую создается впечатление, что ее роль — «задавить авторитетом».

2) Каждый хочет поучаствовать, сказать что-то к месту или не к месту. По отдельности каждый сотрудник — яркий профессионал. Позволив каждому выступать на свое усмотрение, вы получите не то, что ожидали. Конечно, каждый имеет право на пять минут славы. Но не перед лицом ваших клиентов и не за ваш счет. Со стороны это все выглядит как: «Мы работаем вместе, потому что должны». Они не поддерживают зрительный контакт друг с другом и общаются друг с другом как бездушные роботы. Один за другим, двигаясь по плану, доносят свой материал. Просто разделить фрагменты между членами команды и позволить каждому подразделению делать часть презентации на свое усмотрение — не значит сделать презентацию командной.

Разве можно представить себе выступление струнного квартета, когда сначала скрипач исполнил свое соло, поклонился и ушел. Затем виолончелист отыграл свое, поклонился и ушел. И так далее по очереди. Это уже не будет выступлением квартета. Как и в музыке, нас привлекает не просто последовательное воспроизведение, а взаимодействие.

3) Нередко складывается впечатление, что одну презентацию делали 3–4 разные компании. Например, слайды часто созданы в различных стилях, дизайн различен, цветовые схемы разные, шрифты разные и так далее. Это создает впечатление, что вы встретились друг с другом только на презентации у клиента. Если презентация выглядит как Лебедь, Рак и Щука в известной басне, то у клиента есть все основания сомневаться в способности управлять крупными проектами.

4) Подготовка командной презентации требует частых встреч высокооплачиваемых людей для разработки структуры, содержания и слайдов. Чем больше участников, тем больше времени это занимает. Затем нужны черновые прогоны и репетиции. Все это требует времени и стоит денег. Командные презентации всегда трудно создавать, они характеризуются потерянными усилиями, дублированием, переделками, изменениями в последнюю минуту и невыполнением обязательств.

Правила командной презентации

Ведущий

В отсутствие ответственного за поддержание уровня командные презентации будут проводиться дезорганизовано, потому что никто не заботится о деталях.

Вам нужно заранее определить, кто будет ведущим с вашей стороны. Руководитель команды не обязательно должен быть одним из выступающих. Он просто берет на себя ответственность за организацию командного взаимодействия и принимает неотложные решения о содержании, способе подачи и продолжительности выступления каждого из участников. У него две основные задачи.

Во-первых, представить членов команды. Он должен объяснить аудитории клиента, почему именно эти сотрудники были выбраны для презентации. Представление нужно для того, чтобы клиент не ломал голову над тем, кто эти люди и зачем они здесь. Кроме того, всегда легче нахваливать коллегу, чем самого себя. Представляя членов команды, стоит отметить их сильные качества и то, какую роль они будут играть в проекте.

Во-вторых, добиться, чтобы клиенты сразу получали ответы на свои вопросы. Часто презентаторы не реагируют на то, что говорят в аудитории. Клиент задает вопрос, а презентатор даже не прервется. Из-за нехватки опыта они говорят одновременно с клиентом, потому что у них «все идет по плану». Это ошибка. Когда это происходит, ведущий должен аккуратно остановить презентатора и позволить клиенту высказаться.

Члены команды

Прежде всего определите, какой вам понадобится уровень экспертизы. А затем уже смотрите, какие у вас есть игроки на скамейки запасных. (А не наоборот, как это часто бывает.) Существует два подхода к выбору людей. Первый — «выбирайте того, кто больше знает о продукте, даже если у него не очень хорошие навыки презентации». Другой — «выбирайте самого лучшего презентатора, даже если он недостаточно хорошо знаком с продуктом». Напрашивается решение: «Почему бы не подтянуть эксперту навыки презентации, а хорошему презентатору не подучить продукт?» Отличный выход, если у вас есть время. Но если время на подготовку ограничено? Когда основная цель произвести впечатление — выбирайте презентатора с лучшими коммуникативными навыками, даже в ущерб знанию темы. И наоборот, при необходимости донести множество технических подробностей выбирайте презентатором того, кто лучше всех разбирается в деталях. Открывать и закрывать командную презентацию должны самые сильные презентаторы. Для того чтобы понять, кого включать в команду, нужно ответить на два вопроса.

1. Каков статус главного лица в аудитории?

Необходимо привлечь человека, занимающего эквивалентную должность в вашей компании. Ему не обязательно делать презентацию. Он здесь только для того, чтобы показаться, а не участвовать. Его роль — уравновесить иерархию и боевые порядки. Его появление посылает сигнал потенциальным клиентам: «Вы важны для меня и моей компании». Это необходимо для того, чтобы удовлетворить неписаный бизнес-протокол. Это тем более критичный момент для успеха презентации, если никто раньше не встречался с «самым главным».

2. Какие функциональные подразделения будут представлены со стороны клиента во время презентации?

Юридический отдел? Финансовый? Технический? Как они видят свою роль во время презентации? Они пришли только послушать или задавать вопросы и экзаменовать? Здесь возможны два варианта. Если ожидается, что представители клиента будут:

а) только слушать,
то лучше, чтобы один человек вел около 80% всей презентации. Остальная команда (их не должно быть больше чем двое) могут презентовать один или два слайда по своей специфической теме. Можно пригласить с собой тех, кто отвечает за аналогичное направление деятельности. Если вдруг зададут технический вопрос, эксперты рядом и придут на помощь.

б) активно участвовать,
то, чтобы предупредить ненужные вопросы, сразу огласите план презентации.

11:00—11:20 Общее описание, суть решения (продающая презентация)
11:20—11:40 Перерыв
11:40—12:10 План внедрения
12:10—12:45 Технические подробности

Первое, что нужно сделать, — представить структуру презентации, чтобы обеспечить возможность «красивого ухода» лицам, принимающим решения, но не вовлеченным в детали. Они смогут покинуть презентацию в перерыве после первой части. Мы особым образом структурируем презентацию и предусматриваем перерывы. Зачем? Чтобы сдерживать и контролировать критиканов, выискивающих, к чему придраться, пока идет фрагмент продающей презентации для лиц, принимающих решения. Мы сразу сообщаем, что технические детали будут рассмотрены отдельно. Из собственного опыта я заметил, что придиры и проблемные участники меньше выступают и ведут себя тише, когда руководство покинуло презентацию и больше некого впечатлять.
Для различных подразделений клиента такая структура также преимущество. Например, IT-департамент, юридический отдел или технический отдел могут посетить только те модули презентации, которые имеют непосредственное отношение к ним. Для разговора с функциональными экспертами со стороны клиента мы приглашаем их коллег из команды. Это лучший способ получить максимум от командной презентации.

Как и где стоять

Если два человека делают презентацию, стоя перед аудиторией, по отношению друг к другу они должны находиться под углом сорок пять градусов, повернувшись к центру. Для того, чтобы даже на уровне физического пространства члены команды воспринимались как единое целое, а не как два человека, случайно оказавшихся на автобусной остановке.

Но презентация двух людей, топчущихся на одном месте, выглядит неестественно. Поэтому, после того как вы освоились, выступая вдвоем перед аудиторией неподвижно, попробуйте перемещаться синхронно. Ваша задача — всегда находиться на одной линии, рядом друг с другом, лицом к аудитории, и при этом чтобы один презентатор не заслонял другого. Это похоже на игру в теннис двое на двое, когда игроки, двигаясь синхронно, перемещаются на другую сторону площадки для охвата большей площади.
Переходы

Уделите время подготовке логичных и ясных переходов-подводок между презентаторами. В этом разница между толпой любителей и настоящими профессионалами. Установите и отрепетируйте условные сигналы для:

1) передачи слова;
2) разногласия с высказыванием партнера;
3) вступления в коммуникацию.

Передача слова взглядом или жестом

Когда вы хотите передать слово своему напарнику, вы выразительно на него смотрите или жестами приглашаете продолжить мысль. Это очень удобно и просто. Но через два или три раза этот метод передачи слова выглядит слишком очевидным. При частом использовании он начинает напоминать неуклюжие переклички корреспондента «в полях» и ведущего теленовостей: «Михаил?! Анна?! Михаил?! Анна?! Михаил?! Анна?!»

Передача слова интонацией

Когда хотите передать слово напарнику, чтобы он продолжил разговор, используйте в последней фразе нисходящую интонацию. И четко обозначьте окончание своей мысли. Завершите утверждение «поставив» точку в конце фразы. Затем, выдержите короткую паузу, чтобы ваш коллега смог забрать слово. Продолжайте глядеть в аудиторию. Ваш напарник продолжит презентацию безо всяких жестов, кивков или вопросов. После передачи слова партнеру не смотрите на него, пока не услышите его голос. Этому легко научиться, и очень быстро это станет вашим рабочим инструментом. Слаженная работа производит на аудиторию огромное впечатление.

Что делать, когда вам дают слово, а вы понятия не имеете, что сказать?

Здесь нужно нечто большее, чем «Я согласен с предыдущим оратором». Нужно усилить или повторить, перефразировав последние слова, фразу или идею вашего напарника. Так вы выиграете время, чтобы сообразить, куда двигаться дальше. Но если вы уже полностью зашли в тупик и не знаете, о чем дальше говорить, — повторите последнюю фразу, с нисходящей интонацией и с надеждой, что ваш напарник подхватит слово обратно.

Разногласие с партнером

Когда вы открыто не соглашаетесь с вашим напарником, аудитория думает: «Эти парни между собой договориться не могут, о чем с ними вообще можно разговаривать?» Поэтому выражать несогласие с напарником нужно в такой форме, чтобы не испортить впечатление о слаженном командном взаимодействии. Прежде всего оцените: это действительно настолько важно, что вы не можете отложить это до конца презентации?

Если все же вы считаете, что высказывание вашего напарника может отрицательно повлиять на исход продающей презентации, есть варианты.

Во-первых, вы можете показать свое отношение, сказав: «Александр высказал видение ситуации с его позиции. Однако с точки зрения моего отдела, я хотел бы обратить ваше внимание на…» Суть в том, чтобы не показать, что Александр не прав, а предложить альтернативное, равносильное видение ситуации, которое тоже имеет право на существование.

Во-вторых, используйте конструктивный подход «Да, и…» вместо противопоставления «да, но…».

Вступление в коммуникацию

Выступая, презентатор должен поддерживать зрительный контакт со своими напарниками, как с любыми другими участниками. Когда вы держите в поле зрения членов команды, вы будете точно знать, когда один из них захочет что-то добавить к сказанному. Заранее обговорите сигнал на комментарий от вашего коллеги, сидящего в аудитории. Например, тот, кто хочет что-то сказать, может, повернувшись к презентатору и поймав его взгляд, слегка приоткрыть рот или расширить глаза.

Командная игра

Когда вы слушаете своего напарника, ваша задача — поддерживать его: смотрите прямо на него, кивайте головой. Так вы способствуете установлению атмосферы согласия в аудитории. Но, пожалуйста, без фанатизма! Цель — передать ощущение того, что вы единая команда, работающая на общую цель. Иногда члены команды смотрят на клиента, оценивая его реакцию. Вы, может, этого не замечали, но подобные действия перетягивают внимание аудитории с презентатора на вас и на того, на кого вы смотрите. Поддерживать зрительный контакт и следить за реакцией аудитории — работа презентатора, а не ваша.

Воздержитесь от демонстрации оценивающих реакций (ухмылок, смешков) на ошибки, допущенные напарниками.

Не совершайте действий, способных привлечь к себе избыточное внимание.

Вам может казаться, что за вами никто не наблюдает. Это не так. Слушатели замечают жующих жвачку, читающих, пишущих, перешептывающихся, смеющихся. Слушатели видят все.

Подготовка и репетиция командной презентации

1. Следуйте структуре подготовки презентации в приложении 1 в конце книги. Это позволит вам рассчитать время и уложиться в сроки.

2. Обсудите ключевые идеи, договоритесь об основных определениях и примерах.

3. Создайте метафору вашего взаимодействия.

4. Создайте при помощи клейких листочков в офисе стену с раскадровкой всей презентации. На каждом листочке — заголовок и грубый набросок от руки графика, схемы или другого необходимого изображения или описание ключевой идеи в нескольких словах. Не обманывайтесь видимой простотой этого инструмента. Он критически важен для успеха командной презентации:

а) Это позволит всем, кто проводит презентацию, и руководству делать обзор и анализировать структуру и переходы между презентаторами, а также единство содержания в достижении целей презентации.

б) Легко обнаружить несоответствия, лишний материал, упущенные ключевые идеи и забытые примеры.

в) Это позволит быстро производить изменения, прежде чем будет затрачена уйма времени на создание слайдов.

г) Раскадровка из стикеров легче и понятней, чем план или повествование. К тому же он дает возможность всем создателям и критикам увидеть картинку так, как увидит ее аудитория.

д) Последовательность стикеров сразу же дает представление о длительности презентации. Поэтому, если время ограничено, вы заранее получаете примерное представление о продолжительности и о том, сколько материала нужно сократить, чтобы уложиться.

5. Убедитесь, что на слайдах каждого презентатора используется общий стандарт, единая цветовая схема, чтобы все отдельные фрагменты выглядели как единая презентация. Используйте принцип «повторения», который подробно описан на стр. 65 в моей книге: «Презентация: Лучше один раз увидеть!» (М.: Альпина Паблишерз, 2010).

6. Сделайте репетицию по отдельности и финальный прогон всех презентаторов вместе.

Выводы

По тому, насколько слаженно ваша команда взаимодействует во время продающей презентации, — клиент делает обобщение, что и работаете вы так же.
Выберите ответственного за организацию командного взаимодействия.
Воздержитесь от демонстрации оценивающих реакций (ухмылок, смешков) на ошибки, допущенные вашими напарниками.
Установите и отрепетируйте условные сигналы для: передачи слова; разногласия с высказыванием партнера; вступления в коммуникацию.


Другие новости по теме
Королева Нидерландов Максима высоко оценила работу волонтеров в Олимпийском Сочи. Об этом она сообщила президенту Владимиру Путину в минувшее воскресенье, 9 февраля, во время его пребывания в голландском доме, где российский лидер приветствовал королевскую чету и нидерландских болельщиков, сообщили РИА Новости. Глава государства рассказал о том, как проходила подготовка волонтеров. Их обучением в рамках проекта с Оргкомитетов Сочи 2014 занималась российская тренинговая компания EXECT Business Training.
11 февраля 2014
Международная неделя коучинга проходит по всему миру под эгидой ICF с 6 по 12 февраля 2011 года.
14 февраля 2011